Drogi Czytelniku,
Opowiem Ci, jak cyfrowy asystent pomógł mi w prowadzeniu biznesu.
Oto ja
Nazywam się Karol, mieszkam i pracuję w Warszawie, moim rodzinnym mieście. Bardzo dokładnie śledzę zmiany, które zachodzą w stolicy. Jednak mimo wielu usprawnień, ciągle pojawiają się problemy i wyzwania, które wpływają na codzienne życie osób tu mieszkających.
Moja historia zaczyna się w momencie zatrudnienia w międzynarodowej firmie z branży AGD. Pracowałem w dziale obsługi klienta i starałem się oferować wsparcie na najwyższym poziomie: zarówno dla użytkowników końcowych, jak i naszych partnerów serwisowych. Sztywne procesy w firmie wielokrotnie utrudniały rozwiązywanie problemów i skarg naszych klientów, co mnie osobiście mocno frustrowało. Zauważyłem, że nie wszyscy nasi partnerzy biznesowi byli w stanie zapewnić użytkownikom profesjonalną obsługę, co szkodziło wizerunkowi naszej marki.
Dlaczego poruszanie się po mieście aż tak działa na nerwy?
Wspólnie z jednym z moich najbliższych współpracowników i moim dobrym przyjacielem postanowiliśmy założyć własną firmę usługową. Zajmujemy się serwisem pralek, zmywarek i lodówek u klientów. Serwisujemy sprzęty trzech największych marek sprzętów AGD, do czego zatrudniliśmy trzech dodatkowych mechaników. Ja z moim wspólnikiem poza serwisowaniem sprzętów, zajmujemy się wszystkimi zadaniami związanymi z prowadzeniem firmy.
Firmę założyliśmy z własnych oszczędności, wzięliśmy pożyczki od naszych rodzin, zaciągnęliśmy też kredyt. Kupiliśmy niezbędne narzędzia i wzięliśmy w leasing samochody dostawcze dla mechaników, a także zainwestowaliśmy w podstawowe zaplecze techniczne i działania marketingowe.
Przetrwaliśmy pierwsze miesiące i teraz mamy w leasingu trzy samochody dostawcze, a także dwa samochody służbowe dla mnie i mojego wspólnika. Wydaje mi się, że nasze pięć samochodów możemy to nazwać małą firmową flotą.
Ponieważ w pierwszym okresie naszej działalności koncentrowaliśmy się na jakości naszych usług i wzroście przychodów, minimum uwagi poświęcaliśmy codziennemu zarządzaniu kosztami i pomocy technicznej. Mimo że nasza flota i efektywne zarządzanie zadaniami związanymi z mobilnością to istotne elementy funkcjonowania firmy, chwilę zajęło mi uświadomienie sobie, że ja — jako osoba odpowiedzialna za te obszary w firmie — muszę mieć większą kontrolę nad flotą. Poza tym miałam naprawdę dość marnowania cennego czasu na papierkową robotę...
Jak znalazłem odpowiednią usługę zarządzania flotą dla naszej małej firmy?
W małych firmach trzeba zajmować się wieloma sprawami jednocześnie, nie ma komu przekazać niektórych zadań. Ale bez wsparcia długo się nie pociągnie... Zacząłem więc sprawdzać, czy istnieje rozwiązanie do zarządzania firmową flotą samochodową. „Internet wie wszystko” — znalazłem różnych dostawców takich usług i otworzyło mi to okno na zupełnie nowy świat. Dowiedziałem się, że mogę śledzić online każdy samochód we flocie, a także kierowców. Mogę sprawdzić czas i trasy przejazdów, mogę mierzyć i rejestrować prawie wszystko, co dzieje się w i z samochodem, i kierowcą: od zużycia paliwa, poprzez styl jazdy, aż do emisji CO2 przez daną jednostkę. Zarejestrowane dane mogę przekształcić w raporty dla celów administracyjnych, a także mogę mieć alerty, które ostrzegają mnie, jeśli w samochodzie dzieje się coś nieodpowiedniego.
Bardzo przydatna była informacja, że istnieją rozwiązania zwiększające efektywność mojej floty i kierowców, dzięki którym można zoptymalizować działania i podnieść jakość obsługi klienta. Właściciele i menedżerowie firm mogą mieć większą kontrolę nad kosztami eksploatacji floty, co również nabiera coraz większego znaczenia dla naszego biznesu. Last but not least, administrator floty – w naszej firmie na razie to ja – może uwolnić się od większości frustrujących biurowych zadań.
Niebo stało się jaśniejsze, ale musiałem poszukać trochę dalej, ponieważ profesjonalne rozwiązania są skierowane albo do ciężarówek i/lub dużych flot, albo zapewniają częściowe rozwiązania dla osób prywatnych. Ponieważ te rozwiązania są skierowane do większych firm lub o innym profilu działalności, były one dla nas zbyt drogie.
W końcu znalazłem urbaniqe®, które jest dokładnie tym, czego nasza flota potrzebowała!
Jedyne o co proszę, to proste rozwiązanie do zarządzania flotą
Musisz wiedzieć, że jestem osobą bardzo przeciętnie zorientowaną w rozwiązaniach IT, nie jest to mój świat. Jestem zwykłym użytkownikiem, który chce korzystać z takich narzędzi, które ułatwiają codzienne życie. Nic więcej nie potrzebuję.
Dlatego też często mam trudności z nauką i przyzwyczajeniem się do nowych aplikacji, narzędzi, ponieważ nie mam czasu i energii (no dobrze, powiedzmy sobie szczerze: ani cierpliwości), aby szukać informacji o tym, jak mogę najlepiej je wykorzystać…
A jak to się ma do mojego codziennego życia zawodowego?
Często korzystam z firmowych systemów informatycznych, np.: system CRM, system rozliczeń i płatności, internetowe system księgowe, system zamówień naszych partnerów, a także posiadamy wewnętrzny system oparty na arkuszach Excel do kontroli naszych bieżących działań. Część z nich posiada wersję desktopową oraz mobilną.
Jedyne, czego potrzebuję, to żeby te narzędzia działały i ułatwiały moją pracę, dzięki czemu ja mogę koncentrować się na lepszym zarządzaniu firmą.
Jeśli jesteś podobny do mnie, możesz zrozumieć, dlaczego nie chciałem inwestować w skomplikowane narzędzie telematyczne, którego nauka wymagałaby zbyt dużo czasu i energii. Chciałem znaleźć proste rozwiązanie, które może mi pomóc w zarządzaniu flotą firmową.
urbaniqe® jako przyjaciel pomagający w mobilności miejskiej
Dzięki bezpłatnemu okresowi próbnemu w urbaniqe® mogłem sprawdzić, czy to rozwiązanie sprawdza się w zadaniach naszej floty. A poza tym, co chyba ważniejsze, czy korzystanie z usług urbaniqe® rozładuje mój stres.
W trakcie okresu testowego znalazłem wiele zalet urbaniqe®. Przede wszystkim usługa jest dostępna w formie aplikacji mobilna lub desktopowej dla administratorów floty i z ręką na sercu mogę powiedzieć, że jest cyfrowym asystentem, który ułatwia życie zawodowe każdemu, kto z niego korzysta w firmie.
Nasi fachowcy, kierowcy, mogą zaoszczędzić mnóstwo czasu i uniknąć kłopotów, rejestrując codziennie pokonywane trasy. W aplikacji mogą zamieścić różne dokumenty, np. dowód rejestracyjny, prawo jazdy, czy też rachunki za paliwo. Mogą analizować też swój styl jazdy. Ja i mój współwłaściciel również możemy zbierać te same dane, a także możemy korzystać z aplikacji w naszych samochodach służbowych.
Jako administrator floty mogę mieć wszystkie niezbędne dokumenty współpracowników w jednym miejscu, nie muszę pamiętać, gdzie je schowałem i mogę łatwo sprawdzić, czy wszystkie są aktualne. Mogę w czasie rzeczywistym sprawdzić, gdzie aktualnie przebywają nasi mechanicy. Dzięki temu mogę łatwo przeplanować pracę, jeśli wydarzy się coś nieoczekiwanego i poinformować naszych klientów, jeśli harmonogram prac musi zostać zmieniony.
I znowu ja, jako współwłaściciel firmy odpowiedzialny za kontrolę kosztów firmy i jako pracodawca oficjalnie odpowiedzialny za to, co robią nasi pracownicy, mogę mieć regularne informacje o kluczowych danych kosztowych samochodów i mechaników, takich jak zużycie paliwa, styl jazdy kierowców, przebiegi aut, czas napraw.
Ogólnie rzecz biorąc, urbaniqe® zdejmuje z moich barków wiele zadań, co do tej pory wydawało mi się niemożliwe.
Wniosek dla mnie
Wierzę, że funkcjonalność cyfrowego asystenta urbaniqe® może również stanowić prawdziwą różnicę w porównaniu z innymi aplikacjami do zarządzania flotą na rynku dla ludzi takich jak ja: kierowcy, menedżera floty lub właściciela małej firmy z ograniczonym zainteresowaniem technologią. I właśnie tego oczekuję od rozwiązania informatycznego: bycia moim pomocnym przyjacielem, pozwalającym mi skupić się na moich celach biznesowych.
