Niestety, stres wciąż jest nieodłączną częścią codziennej pracy i dotyka każdego, w tym właścicieli małych firm, administratorów, pracowników terenowych, kierowców. Praca w ciągłym stresie często prowadzi do pomyłek, których można byłoby uniknąć przy właściwym zarządzaniu. Teraz, kiedy technologia usprawnia funkcjonowanie wszystkich branż, nadszedł czas, aby skorzystali z niej również menedżerowie małych flot miejskich. Nadchodzi nowe!
Światowa Organizacja Zdrowia podaje, że każdego roku niemal dwa miliony osób umierają z przyczyn mających związek z pracą, a jedną z nich jest właśnie przewlekły stres. Według amerykańskiego Narodowego Instytutu Zdrowia Psychicznego stres jest reakcją mózgu na stawiane mu wymogi. Choć reakcja ta jest normalna, a w niektórych sytuacjach może ratować życie, ciągły stres może prowadzić do poważnych problemów zdrowotnych, takich jak choroby serca, wysokie ciśnienie, cukrzyca, depresja lub zaburzenia lękowe.
Spójrzmy na przykład właścicieli małych firm. Ich głównymi źródłami stresu są zarządzanie personelem, administracja, pilnowanie pojawiających się w przepisać zmian, koszty i wydatki, dbanie o satysfakcję klienta, presja czasu. Wydaje się, że wymienione elementy są nieodłączną częścią prowadzenia małego przedsiębiorstwa. Ale czy musi tak być? Firma bez lidera długo nie przetrwa. Czas zacząć zapobiegać zamiast leczyć.
Świat się zmienia. Umiejętność efektywnego zarządzania flotami złożonym z różnorodnych pojazdów zaczyna być koniecznością w miarę, jak świat staje się coraz bardziej mobilny. W związku z tym właściciele małych firm nieustannie szukają sposobów, aby działać w bardziej przewidywalnym i bezpieczniejszym środowisku, co przełoży się na znaczne ograniczenie stresu związanego z wykonywaną pracą.
Menedżerowie flot stoją przed niezliczonymi wyzwaniami. Niedoświadczeni kierowcy bywają zagrożeniem na drodze, zmienne koszty paliwa mogą mieć duży wpływ na wyniki firmy, a zaostrzone przepisy środowiskowe dokładają sporo nowych obowiązków. Dodajmy do tego tradycyjne problemy z transportem miejskim (ciągły brak miejsc parkingowych, nieodpowiednia infrastruktura, nieustanne remonty dróg itp.), a nie będzie niespodzianką, że praca menedżera floty miejskiej jest stresująca i nieprzewidywalna. Przyjrzyjmy się pokrótce czterem osobom na różnych stanowiskach oraz konkretnym wyzwaniom, z którymi się mierzą, gdy wyjeżdżają na drogę, i zobaczmy, jak technologia może im pomóc.
Właściciel małej firmy, np. kwiaciarni, piekarni. Jego głównym zadaniem jest kupowanie i dostarczanie towaru, co oznacza, że musi pilnować punktualności dostaw – zarówno do sklepu, jak i do klientów. Rekrutuje i zatrudnia kierowców (kurierzy, dostawcy), ustala najbezpieczniejsze i najszybsze trasy w mieście oraz monitoruje ich przebieg, aby mieć pewność, że wszystko zostanie dostarczone sprawnie i na czas, nawet jeśli oznacza to nagłą zmianę zamówienia lub przekierowanie kierowców i pojazdów. Właściwe rozwiązanie pomogłoby zwiększyć wydajność pracy, przypisując codzienne zadania każdemu kierowcy, jednocześnie monitorując i analizując ich zachowania podczas jazdy. Co więcej, pozwoliłoby właścicielom małych firm osiągnąć większą efektywność kosztową, zoptymalizować zużycie paliwa i działać bardziej ekologicznie.
Pracownik administracji. Pracownicy biurowi, a w niektórych przypadkach administratorzy flot muszą utrzymywać kontakty z klientami, zarządzać rozliczeniami, dokumentować przebieg pojazdów, kalkulować zużycie paliwa oraz nadzorować umowy z dostawcami. Ponadto muszą utrzymywać dobre stosunki ze współpracownikami. To nie tajemnica, że im lepsze środowisko pracy, tym lepsze wyniki osiąga firma. Pracownicy administracji często są uważani za serce i duszę małego przedsiębiorstwa. Jeśli chodzi o zarządzanie flotą, głównym źródłem stresu jest dla nich utrzymywanie stałego poziomu wydajności firmy i szukanie możliwości poprawy. Nie tylko muszą dbać o to, aby pojazdy były dostępne i przydzielone kierowcom, ale również planować optymalne trasy i minimalizować koszty wszędzie, gdzie to możliwe. Jakby tego było mało, mają też za zadanie pilnować przestrzegania przepisów. Idealne rozwiązanie technologiczne pomogłoby im sprawić, że każdy kilometr, przejazd i wydatek będzie można zarejestrować, zapisać i sprawdzić, kiedy tylko okaże się to potrzebne. Ułatwiłoby również zarządzanie konsumpcją paliwa (tzn. tworzenie raportów paliwowych, monitorowanie tankowania), jednocześnie ograniczając błędy i oszczędzając czas, który można lepiej spożytkować na analizę danych i decydowanie o przyszłych działaniach mających na celu poprawę wydajności firmy.
Dojeżdżający do pracy samochodem służbowym. Jest to zasadniczo każdy pracownik firmy, który dojeżdża do pracy prywatnym samochodem i używa go do celów służbowych, na przykład udaje się w delegację czy odwiedza partnerów lub klientów – pracodawca powinien zrekompensować mu jedno i drugie. Zarządzanie przejechanymi odległościami bywa bardzo skomplikowane i zabiera sporo czasu po godzinach pracy, podobnie jak wypełnianie formularzy rozliczeniowych – koszty podróży i odległości są często przedmiotem gorących sporów. Ponadto należy wziąć pod uwagę aspekty BHP; w wielu krajach pracodawcy są odpowiedzialni za to, aby warunki i godziny pracy nie sprawiały, że pracownik będzie zmęczony lub niezdolny do bezpiecznej jazdy. Pomimo to wypadki w drodze do pracy wciąż się zdarzają i mocno obciążają systemy odszkodowań, ponieważ zwykle są poważniejsze w skutkach, niż inne incydenty w miejscu pracy. Rozwiązanie korzystne dla dojeżdżających uprości, a nawet zautomatyzuje administrowanie dojazdami lub delegacjami, a także zmniejszy związany z tym stres.
Pracownik terenowy, na przykład mechanik, hydraulik. Ma furgonetkę, skrzynkę z narzędziami i listę klientów, których musi odwiedzić w danym dniu. Jego pracę utrudnia to, że kiedy wychodzi rano z domu, nie ma pojęcia, jaki będzie ruch na drodze i ile czasu spędzi w danym miejscu. Może to prowadzić do opóźnień i irytacji klientów, a w rezultacie zagrozić dalszemu istnieniu firmy. Odpowiednie rozwiązanie zapewniałoby planowanie podróży z szacunkowym czasem przyjazdu i dynamicznymi aktualizacjami w przypadku każdej zmiany harmonogramu (np. wskutek dużego ruchu na drodze albo przedłużania się prac w poprzednim punkcie). Informacje te byłyby udostępniane klientom, którzy zawczasu dowiadywaliby się o opóźnieniach, co eliminowałoby ewentualne napięcia.
Wszystkie powyższe osoby oraz ich współpracownicy skorzystaliby na kompleksowym rozwiązaniu do zarządzania flotą miejską, a dobra wiadomość jest taka, że rozwiązania tego typu są dostępne na rynku. Jednak większość z nich jest kosztowna, skomplikowana i wymaga albo podpisania długookresowej umowy, albo podłączenia zewnętrznych urządzeń do pojazdów, co dla wielu właścicieli małych firm nie wchodzi w grę.
Niweluj stres z urbaniqe®
Tutaj na scenę wkracza urbaniqe®. Jest to intuicyjny asystent mobilności działający na smartfonie, który wykorzystuje sztuczną inteligencję, aby nieustannie wspomagać zarówno kierowców, jak i menedżerów floty. Niezależnie od Twojej roli, oferuje funkcje, które ułatwią Ci życie i ograniczą stres do minimum.
- Model biznesowy „bez ryzyka” – urbaniqe® zasadniczo nie wymaga żadnej inwestycji. Dzięki rewolucyjnej technologii nie potrzeba już urządzenia pokładowego do śledzenia pojazdów lub zbierania z nich danych. Można zapisać się na bezpłatny 60-dniowy okres próbny. Jako rozwiązanie typu „pay-as-you-go”, aplikacja umożliwia rezygnację z subskrypcji w dowolnym momencie.
- Funkcja asystenta cyfrowego (digital assistant) w urbaniqe® automatycznie przypomina o upływających terminach ważności dokumentów, zaplanowanych raportach, wypadkach i innych problemach, które mogą wpłynąć na flotę. Aplikacja ułatwia komunikację między działem administracyjnym a kierowcami – brak nieporozumień to brak stresu.
- Z urbaniqe® cała kluczowa dokumentacja jest w jednym miejscu. Kto by tego nie chciał?
Być może najlepsze jest to, że usługę urbaniqe® opracowano od podstaw tak, aby była jak najbardziej elastyczna i łatwa w użyciu. Właśnie dlatego zawsze było to rozwiązanie typu „pay-as-you-go” – mówiąc prosto, płacisz tylko za funkcje, których faktycznie potrzebujesz i używasz, a jeśli zmienią się okoliczności, możesz łatwo zaprzestać korzystania z usługi lub wznowić ją, kiedy tylko zechcesz. Wszystko zaprojektowano tak, aby zaoferować jak największą elastyczność korzystania z dostępnych funkcji. Po zainstalowaniu aplikacja pomaga obniżyć koszty, sprawia, że flota miejska staje się znacznie bardziej przyjazna dla środowiska, oraz ogranicza stres do minimum, co z kolei pozwala wszystkim zaangażowanym w zarządzanie flotą skupić się na podstawowych obowiązkach.
