O să incep prin a vă spune poveste despre cum viața mea s-a schimbat când am introdus în managementul sarciniilor zilnice Asistentul digital, iar stresul plimbatului zilnic prin oraș a fost aproape eliminat.
Dețin o mică afacere ce se ocupă cu reparații acasă la client, prin urmare, avem o mică flotă auto compunsă din două autoturisme pentru mine și partenerul meu de afacerii precum și trei dube pentru colegii ce se ocupă de reparații. Pe lângă funcția de CEO și faptul ca sunt coproprietar, m-am ocupat de partea de administrare a flotei auto.
Deoarce am resimțit această sarcină ca pe o corvoadă, și îmi ocupa foarte mult din timp, am început să caut o alternativă ce îmi poate ușura aceste sarcini. După lungi căutari pe internet, am găsit soluția perfectă pentru tipul afacerii mele, potrivită dimensiuniilor flotei mele auto, și, nu în ultimul rând, soluția ce îmi permite să ma focusez acolo unde trebuie, pe afacerea propriuzisă.
În continuare, o sa relatez cum a devenit urbaniqe® prietenul meu de nadejde în ceea ce privește managementul flotei auto și chiar și a optimizării costurilor aferente unei flote auto.
Cine sunt eu?
Numele meu este Mihai, locuiesc și muncesc în București, capitala României ce are un numar de aproximativ două milioane locuitori. Sunt născut aici și am locuit aici toată viața mea. Pot să spun că îmi cunosc orașul foarte bine, urmărindu-i în deaproape schimbările prin care a trecut. Ca locuitor, sunt conștient de problemele cu care se confruntă orașul meu, și conștientizez impactul asupra vieții mele de zi cu zi.
Povestea mea a început în momentul după incheierea studiilor când m-am angajat intr-o multinațională din industria electrocasnică. Am lucrat în departamentul de serviciu client, și m-am straduit să ofer cliențiilor suportul necesar: atat clientului final cât și parteneriilor noștri. Am fost surprins de multe dintre procesele companiei, însă, impactul cel mai mare l-au avut procesele rigide de soluționare a problemelor clienților, ceea ce îmi îngreuna munca considerabil și realmente mă frustra. De asemenea, am ajuns la concluzia ca uni dintre partenerii noștri nu erau capabili să ofere clienților instrucțiunile de utilizare ale dispozitivelor, ceea ce dăuna brandului.
Cum a fost afectată răbdarea mea de necesitatea de mobilitate urbana a companiei mele
Împreuna cu un coleg apropiat și bun prieten,, am decis să punem bazele propriei noastre companii de service. Ne ocupăm cu service la fața locului, reparăm mașini de spalat rufe, mașinii de spălat vase sau frigidere. Noi doi ne ocupăm de tot ce ține de companie, dincolo de munca de teren, reușind, prin intermediul rețelei noastre de desfacere să obținem trei parteneriate cu unele din brandurile majore de pe piață. Datorită rețelei noastre de parteneri, am gasit trei mecanici anteprenori ce au acceptat să lucreze pentru un nou jucător din piață.
Finanțarea companiei a fost făcută din bani proprii, economii, imprumuturi de la familie și, de asemenea, am apelat și la credit ipotecar. Astfel, am putut să achiziționăm uneltele necesare desfașurării activitații, să inchiriem autoutilitarele pentru mecanici și să ne asigurăm pregătirea tehnică de bază precum și investițiile de marketing.
Am trecut cu succes peste primele luni iar acum, ne mândrim cu faptul ca ne permitem să avem trei autoutilitare in leasing, și înca doua mașini de firmă pentru proprietari. Putem să spunem că deținem o companie cu o flotă auto compusă din cinci masini.
Deoarece în perioada de început a afacerii ne-am focusat pe calitatea serviciilor noastre, și pe a crește afacerea prin numarul cât mai mare de reparații făcute, focusul pentru managementul costurilor zilnice și pentru asistența tehnică a fost minim. Chiar dacă flota și gestionarea zilnică și eficientă a acestor elemente sunt cruciale bunăstării companiei noastre, mi-a luat ceva timp până am realizat că, în calitate de manager al flotei, sunt direct responsabil de aceste activități - și este necesar un control mai riguros al flotei. Pe lângă, trebuie să recunosc, eram deja obosit și în pană de timp cu toate documentele necesare controlului mașinilor și a șoferilor.
Cum am găsit serviciul perfec pentru mica noastră flotă
Fiind o companie mică, nu avem la dispoziție un angajat dedicat care să mă asiste în dezvoltarea tehnică sau comercială a afacerii. Astfel, am început să cercetez dacă există o soluție mai eficienta în gestionarea flotei companiei. “Internetul știe tot”, așa că am căutat și am găsit diferite servicii de gesitionare a flotei auto, lucru ce mi-a schimbat complet viziunea. Am aflat ca pot să urmaresc online fiecare mașină și fiecare șofer; pot să verific retroactiv pe unde au fost, și când au fost pe acolo; și, pot să verific aproape tot ce se întâmplă atât cu mașina cât și cu șoferul: de la consumul de combustibil, la stilul cel mai eficient de condus și până la emisiile de CO2. Datele înregistrate pot fii traduse în rapoarte cu scopuri administrative, și pot sa îmi setez alerte ce mă avertiseaza atunci când ceva nu este inregulă cu mașina.
A fost un real ajutor să realizăm ca există solutii de eficientizare pentru flotă și șoferi, soluții ce ne permit să oferim clienților noștri servicii și mai calitative. Proprietarii sau managerii de flotă pot să aiba un control mult mai mare asupra costurilor operaționale ale flotei, lucru ce a devenit tot mai important și pentru afacerea noastră. Ca un ultim avantaj major, administratorul flotei - în cazul companiei noastre această sarcină îmi revine înca mie - poate fii eliberat de mare parte din birocrația frustrantă de care te lovești ca administrator al unei flote auto.
Cerul a devenit mai luminos, dar a fost nevoie să-mi extind căutariile, întrucat majoritatea serviciilor de acest fel se adresează în principal flotelor de camioane sau companiilor cu flote mari, sau, oferă doar soluții parțiale pentru persoanele fizice. Astfel, am constatat că nu ne incadrăm in targetarea acelor companii, fiind mult prea scumpe pentru afacerea noastră mică.
După îndelungi căutări, am gasit aplicația de la urbaniqe® care a fost, fără îndoială, soluția pentru compania noastră, pentru flota noastră…și, sper că și pentru mine…Astfe, povestea nu s-a incheiat încă.
Am nevoie de o soluție fără prea mari bătăi de cap pentru genstionarea flotei
Trebuie să vă spun că din punct de vedere al abilitățiilor IT nivelul meu este mediu, nu îmi doresc să devin expert în acest domeniu, tot ce vreau este să utilizez aceste soluții pentru a-mi ușura viața de zi cu zi. Sunt un utilizator obișnuit.
Consecința pentru acestea, câteodată îmi vine greu să înțeleg software-ul și aparaturiile IT, neavând timpul și energia (marturisesc, nici răbdarea) pentru a investiga cum pot să obțin cât mai mult din ce pot sa îmi ofere sau ce ar trebui să fac în cazul în care dispozitivul necesită troubleshoot.
De exempul, am foarte multe aplicații pe telefon dar folosesc undeva la 20% din ele cu exact setăriile facute la inregistrarea în aplicație.
Ce legătură au toate acestea cu munca de zi cu zi?
Folosesc frecvent sistemele IT ale companiei, de exemplu sistemul CRM, sistemul de facturare și plății, sistemul online dedicat contabililor, sistemele puse la dispoziție de către parteneri, și avem un sistem intern - bazat pe excel - de monitorizare a activitățiilor interne. Unele dintre ele au atat versiune de desktop cat si de mobil.
Tot ce îmi doresc eu este să fie funcționale și să imi faciliteze timpul necesar pentru a mă concentra asupra afacerii mele.
Dacă îmi ești cât de cât asemănător, o să-mi înțelegi reticiența de a-mi face subscripție la un serviciu complicat de integrat cu sistemele noastre deja existente și care necesită și timp de învățare. Apoi, toată bătaia de cap se termină într-o sarcină mai complexă și mai enervantă pentru mine și colegii mei, care, depășește costurile economisite.
În loc de un serviciu de management al flotei bazat pe aplicații complexe, am continuat să caut o soluție simplă care să mă ajute în gestionarea flotei.
Am ales urbaniqe® drept prietenul meu de nădejde în mobilitatea urbană
Mi-a atras atenția faptul că urbaniqe® nu necesită altceva decât un telefon smart, nu e nevoie să investim în dispozitive, sau să cumpărăm ceva special, doar descărcăm aplicația și funcționează. În plus, instalarea unui dispozitiv într-o mașină achizitionată în leasing este destul de complicat, unii parteneri nepermițând acest lucru, chiar dacă este vorba doar de dispozitive de tip plug-in.
Un alt aspect ce m-a influențat în a alege serviciile urbaniqe® este faptul că plata se face lunar, ceea ce înseamnă ca nu ești obligat să plătești servicii de loialitate după ce perioada de încercare gratuită a expirat, pur și simplu autorizezi tranzacțiile lunare și astfel, ai libertatea de a te dezabona oricănd consideri că serviciile nu îți mai aduc plus-valoare sau din diferite motive nu ți le mai permiți.
Datorită free trial-ului, am putut testa aplicația urbaniqe® pentru a-mi da seama dacă este întradevăr potrivită flotei noastre auto. Și în plus, poate cel mai important, dacă folosirea serviciului urbaniqe® mă eliberează de stresul administrării flotei. În timpul perioadei de testare, mi-am dat seama că în esența, urbaniqe® este prietenul de nădejde ce mă ajută să-mi minimizez stresul de zi cu zi cauzat de muncă și mobilitatea urbană.
În primul rând, urbaniqe® în sine - ca aplicație pe telefonul mobil și pentru mine, ca administrator de flotă, și aplicația desktop, este un Asistent Digital, care ușurează viața profesională a tuturor celor care îl folosesc în companie:
În cazul șoferiilor, aceștia își logheaza în aplicație modul de utilizare al mașinii, Munca sau Privat, fara a mai fii nevoiți să noteze în multiple locuri unde au desfașurat activitatea; de asemenea, aplicația sticheaza informațiile din chitanța de la benzinaărie, astfel, tot ce trebuie să facă șoferul după alimentare este să fotografieze bonul; aplicația înregistreaza chiar și stilul de condus. În ceea ce mă privește pe mine și pe co-proprietarul meu, suntem încântați că putem colecta aceleași date și ne putem stoca documentele de conducere atunci când folosim mașinile noastre de companie.
Eu, în calitate de manager al flotei, am posibilitatea de a avea în acelaș loc toate documentele șoferiilor, precum și toate locațiile, astfel, pot oricând să le verific disponibilitatea. Pot verifica în timp real unde sunt reparatorii, ceea ce este un adevărat cadou pentru mine, deoarece pot face pur și simplu replanificarea muncii lor dacă se întâmplă ceva neobișnuit și pot informa clienții dacă programul trebuie schimbat. În afară de aceasta, pot primi direct bonurile de combustibil și nu am nevoie să cerșesc frecvent pentru ele. Diferitele rapoarte care, de asemenea, pot fi programate, mă eliberează semnificativ de sarcinile de înregistrare a turelor colegilor și a kilometrilor parcurși ai mașinilor.
Tot pentru mine, în calitate de coproprietar al companiei care este responsabil pentru controlul costurilor companiei și ca angajator cu responsabilitatea oficială pentru ceea ce fac angajații în timpul orelor de muncă, pot avea informații regulate despre datele cheie legate de costuri ale mașinilor și șoferilor. Cum ar fi consumul de combustibil, stilul de condus al șoferilor, kilometrajul de rulare al mașinilor, timpul de reparații, precum și timpul petrecut de colegii mei inactiv în timpul schimburilor.
Una peste alta, serviciul de mobilitate urbană urbaniqe® este un asistent personal și un controlor în același timp, ceea ce înseamnă că îmi degrefează mult din responsabilitățiile de manager al flotei auto.
Mai există o funcționalitate în aplicația urbaniqe®, funcție denumita de mine “Îngerul păzitor”, această funcționalitate trimite alerte în timp real atunci când se întâmpla ceva, ca de exemplu, depășirea vitezei legale sau emisii pre mari, sau transmite alerte cu ceva timp înainte de expirarea permisului unui șofer.
Și, funcționalitatea mea preferată de la urbaniqe®, este Asistentul digital intuitiv care îmi permite să folosesc aplicația fără prea mari bătăi de cap: mă ajută să-mi fac setăriile, îmi ofera îndrumare în ceea ce privește aplicația, ma ajută să pun la punct toate detaliile operaționale ale flotei auto, și, ma îndrumă în alegerea subscripției potrivite pentru flota auto astfel în cât să maximizeze cum folosim aplicația la nivel de companie.
În concluzie
Cred că funcționalitatea de Asistent digital a aplicației urbaniqe® poate face o reala diferența în comparație cu celelalte servicii de urmărire auto pentru oamenii ca mine cu afaceri de dimensiuni mici, și un interes limitat în sfera IT dar care întelege importanța acestor servicii. Și este exact la ce mă aștept de la o aplicație de acet fel, să-mi fie prietenul ce îmi facilitează timplul necesar pentru a mă concentra asupra afacerii mele.
Așa cum vă puteți aștepta de la un prieten adevărat care vă ajută, urbaniqe® vă oferă toată libertatea, deoarece nu sunteți legat de serviciu cu perioadă de loialitate, fără investiții adiacente, iar datorită modelului pay-as-you-go, urbaniqe® oferă o experiență de utilizator impecabilă.
